AI Preventivi / Guida pratica
Come controllare i costi di un cantiere
Per capire come sta andando un lavoro servono documenti assegnati al cantiere giusto. Preventivato, fatturato e incassato misurano cose diverse. Lo stesso vale per un costo registrato e un pagamento effettuato.
Separa impegno, ricavo e movimento di denaro
Preventivato è il valore dell’offerta; fatturato è quanto hai emesso; incassato è quanto risulta pagato dal cliente. Una fattura ricevuta è un acquisto, non un incasso. Assegnarla a un cantiere serve ad attribuire il costo, non prova da sola che sia stata pagata.
Esempio, tutti gli importi al netto dell’IVA: fatturato 20.000 €, costi attribuiti 12.000 €, incassato 15.000 €, fornitori pagati 9.000 €. La differenza fatturato meno costi è 8.000 €; il saldo tra questi incassi e pagamenti è 6.000 €. Non sono lo stesso indicatore né l’utile netto dell’impresa.
Assegna fatture e spese
Apri le fatture ricevute, scegli il documento e il cantiere a cui appartiene. Se più documenti riguardano lo stesso lavoro, usa la selezione multipla disponibile nella dashboard per assegnarli insieme. Controlla il dettaglio del cantiere dopo il salvataggio.
Inserisci manualmente una spesa quando non proviene da una fattura già registrata. Indica descrizione, data, importo e cantiere. Se in seguito arriva la fattura della stessa spesa, riconcilia le registrazioni: non lasciare due costi per lo stesso acquisto.
Tieni distinti i costi generali
Affitto del magazzino, software e altre spese comuni possono essere attribuiti ai costi generali. Non assegnarli per comodità all’ultimo cantiere aperto: renderebbero il confronto tra lavori poco utile.
Per acquisti destinati a più lavori, documenta la ripartizione in base all’utilizzo effettivo e verifica che la somma delle quote corrisponda al costo originario. L’intero importo non deve comparire in ciascun cantiere.
Il controllo settimanale
Controlla le fatture non assegnate, le scadenze clienti e fornitori, le note di credito e le spese inserite a mano. Verifica importi e date dei pagamenti separatamente dall’assegnazione.
Apri ogni cantiere e confronta lavori previsti, fatturazione e costi attribuiti. Le differenze aiutano a individuare una variante non fatturata o un materiale acquistato in più; i dati gestionali non sostituiscono la contabilità fiscale.
Domande frequenti
Posso registrare un costo senza fattura ricevuta?
Sì. Puoi aggiungere una spesa manuale e assegnarla al cantiere. Controlla che non duplichi un documento registrato successivamente.
Fatturato meno costi è il guadagno netto?
No. È un confronto sui documenti e costi attribuiti. Costi generali, lavoro interno non registrato, imposte e altri oneri possono modificarne il significato.
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